Studien zeigen, dass 80% der Deutschen WhatsApp mindestens wöchentlich nutzen. Diese Beliebtheit hat viele Unternehmen, die WhatsApp Business nutzen, dazu veranlasst, nach WhatsApp Business Solutions zu suchen, die sowohl praktisch als auch DSGVO-konform sind.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die neuesten Entwicklungen von WhatsApp Business im Februar 2025, mit einem Fokus auf Datenschutz, Compliance und die Unterschiede zwischen den verschiedenen WhatsApp-Angeboten. Außerdem beleuchten wir, wie Unternehmen die WhatsApp Business Platform nutzen können, um mit Kunden zu kommunizieren und dabei Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einzuhalten.
WhatsApp App vs. WhatsApp Business App vs. WhatsApp Business Cloud API
Um die Datenschutzimplikationen zu verstehen, ist es wichtig, die drei Hauptangebote von WhatsApp zu unterscheiden:
1. WhatsApp App (für den privaten Gebrauch)
Die standardmäßige WhatsApp App ist für den privaten Gebrauch gedacht und untersagt ausdrücklich die gewerbliche Nutzung. Aus Datenschutzsicht ist diese Messenger App problematisch, da sie automatisch alle Kontakte aus dem Telefonbuch eines Nutzers auf Server in den USA hochlädt. Diese Praxis hat oft keine rechtliche Grundlage und verstößt gegen die DSGVO. Die App ist daher außerhalb des reinen Privatbereichs nicht rechtskonform einsetzbar.
2. WhatsApp Business App (für kleine Unternehmen)
Die WhatsApp Business App ist eine kostenlose, eigenständige Version, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie Unternehmensprofile, Kataloge und automatisierte Nachrichten, was es Unternehmen, die WhatsApp Business nutzen, erleichtert, mit Kunden zu kommunizieren. Allerdings synchronisiert auch diese App Telefonbuchkontakte mit US-Servern, was erhebliche Datenschutz-Bedenken aufwirft. Diese App ist daher grundsätzlich auch nicht rechtskonform einsetzbar.
3. WhatsApp Business Cloud API (für mittlere und große Unternehmen)
Die WhatsApp Business Cloud API ist eine kostenpflichtige Web-Lösung, die sich an mittlere und große Unternehmen richtet. Im Gegensatz zu den Apps erfordert sie keine Installation von WhatsApp auf einem Gerät, wodurch die automatische Übertragung von Telefonbuchkontakten vermieden wird. Stattdessen nutzen Unternehmen Business Solution Providers (BSPs), um auf die API zuzugreifen, die die Kommunikation über unabhängige Server-Infrastrukturen abwickelt.
Die Rolle der Business Solution Provider (BSPs)
Ein großer Vorteil der WhatsApp Business Cloud API besteht darin, dass Unternehmen Chat-Daten auf Servern ihres gewählten BSP speichern können. Durch die Auswahl eines BSP mit Servern in der EU/EWR können Unternehmen problematische Datenübermittlungen in Drittländer vermeiden.
Zusätzlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Artikel 28 DSGVO mit ihrem BSP abschließen. Der Abschluss einer AVV ist zwingend notwendig, um DSGVO-konform zu sein.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Metadaten
Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von WhatsApp stellt sicher, dass nur der Absender und der Empfänger die WhatsApp Nachrichten lesen können, was ein hohes Maß an Sicherheit bietet. Allerdings hat WhatsApp Zugriff auf Metadaten wie Telefonnummern, IP-Adressen und Zeitstempel etc. Diese Daten verarbeitet WhatsApp laut seiner Datenschutzhinweise auf Basis seiner berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO) an der Verbesserung, Sicherstellung und Analyse seines Dienstes. Hierüber müssen die Kunden transparent informiert werden. D.h. es ist erforderlich dem Kunden auch die Datenschutzhinweise von WhatsApp zugänglich zu machen.
Ist WhatsApp Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter?
Für bestimmte Daten entscheidet WhatsApp eigenständig über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung, insbesondere z. B. Metadaten und Log-Daten. Dies ist das zentrale Kriterium für die Verantwortlichkeit gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Bezüglich dieser Daten ist WhatsApp dann aber auch Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. In den WhatsApp Business Nutzungsbedingungen erklärt WhatsApp Auftragsverarbeiter zu sein (siehe Ziffer 7). Der Umgang mit Metadaten und Log-Daten (siehe in der allgemeinen Datenschutzinformation von WhatsApp im Abschnitt “Automatisch erfasste Informationen”) wird von WhatsApp konkret für die WhatsApp Business Cloud API nicht weiter erläutert. Es ist daher davon auszugehen, dass diese Daten auch im Rahmen der WhatsApp Business Cloud API verarbeitet werden. Hier ist WhatsApp leider nicht transparent. Das ist aus datenschutz-rechtlicher Sicht problematisch. Jedenfalls verbleibt es damit auch bei der Doppelrolle von WhatsApp als Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher. In jedem Fall müssen WhatsApp Business Cloud API nutzende Unternehmen über die Nutzung dieser Metadaten und Log-Daten durch WhatsApp als eigener Verantwortlicher aufklären (z.B. in ihren eigenen Datenschutzinformationen).
Neue Funktionen, KI-Integration und Datenschutzüberlegungen
Im Jahr 2025 hat WhatsApp mehrere KI-gestützte Funktionen und CRM-Integrationen eingeführt, die die Kundenkommunikation verbessern sollen. Während diese Tools die Serviceeffizienz und Personalisierung steigern, werfen sie auch neue Datenschutzbedenken auf, die Unternehmen sorgfältig berücksichtigen müssen:
KI-gestützte Automatisierung
WhatsApp hat KI-gestützte Widgets und automatisierte Antwortsysteme eingeführt, die es Unternehmen ermöglichen, schneller und effizienter mit Kunden zu interagieren. Die Nutzung von KI-Tools zur Verarbeitung von Kundendaten erfordert jedoch auch eine strikte Einhaltung der Datenschutzgesetze. KI-Tools nutzende Unternehmen müssen insbesondere sicherstellen, dass die eingesetzten KI-Tools die verarbeiteten Kundendaten nicht unbefugtem Zugriff aussetzen. Der Abschluss spezifischer Auftragsverarbeitungsverträge ist daher erforderlich.
CRM-Integrationen und Datenschutzrisiken
Die Integration von CRM-Systemen mit WhatsApp ermöglicht es Unternehmen, die Kundeninteraktionen zu optimieren. Hier sollten (wie oben ausgeführt) die Tranparenzpflichten nicht vernachlässigt werden. D.h. die Kunden sind im Rahmen von Datenschutzinformationen über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren.
Analytics-Tools und Datenexposition
Die erweiterten Analysefunktionen von WhatsApp ermöglichen es Unternehmen, Engagement-Metriken wie Öffnungsraten und Antwortzeiten zu verfolgen. Unternehmen sollten diese Daten idealerweise anonymisieren oder pseudonymisieren, um Datenschutzrisiken zu minimieren.
Best Practices für Unternehmen, die WhatsApp Business im Jahr 2025 nutzen
- Wählen Sie die richtige Lösung: Aus datenschutz-rechtlicher Sicht sollte ausschließlich die WhatsApp Business Cloud API verwendet werden.
- Wählen Sie einen DSGVO-konformen BSP: Arbeiten Sie mit einem BSP zusammen, der Server in der EU/EWR betreibt und gegebenenfalls On-Premise-Lösungen anbietet.
- Aktualisieren Sie Datenschutzrichtlinien: Informieren Sie Nutzer klar darüber, wie ihre Daten bei der Nutzung von WhatsApp verarbeitet werden.
- Nutzen Sie Automatisierung und KI, ab halten Sie die Datenschutzbestimmungen ein. Denken Sie insbesondere an die transparente Information der Kunden über die Verarbeitung ihrer Daten.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Einstellungen: Stellen Sie sicher, dass die Datenschutz Einstellungen so konfiguriert sind, dass die Datenverarbeitung minimiert wird.
Die Zukunft von WhatsApp Business
Im Februar 2025 dominiert WhatsApp weiterhin den Markt der Messenger Apps. Die Business-Angebote werden zudem immer ausgefeilter . Die Integration von KI-gestützten Tools, erweiterten Analysemöglichkeiten und nahtlosen CRM-Integrationen erleichtert Unternehmen die Kundeninteraktionen.
Allerdings bleibt die Beziehung zwischen WhatsApp und Facebook und generell die Datenschutzkonformität von WhatsApp ein andauernder Streitpunkt, insbesondere in Bezug auf die Transparenz bei der Verarbeitung von Daten. Unternehmen müssen daher die weitere Entwicklung beobachten, um sicherzustellen, dass ihre Nutzung von WhatsApp rechtskonform bleibt.
Fazit
Die WhatsApp Business Platform bietet leistungsstarke Tools, um mit Kunden zu kommunizieren. Durch die Nutzung der WhatsApp Business Cloud API und die Zusammenarbeit mit DSGVO-konformen BSPs können Unternehmen Datenschutzrisiken minimieren.
Auch wenn Herausforderungen bestehen bleiben, insbesondere in Bezug auf die Verarbeitung von Metadaten, KI-gestützten Tools und Drittlandtransfers, bleibt WhatsApp ein wertvolles Instrument zur Kundenkommunikation im Jahr 2025.
