Outlook E-Mails verschlüsseln

Immer wieder geht es beim Thema DSGVO und Datenschutz um das Problem, wie unsicher der Versand von E-Mail ist. Zumindest immer dann, wenn sensible personenbezogene Daten (sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO) oder eine große Anzahl personenbezogener Daten übermittelt werden sollen, sind dem risiko-basierten Ansatz der DSGVO folgend weitere Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Bei den dann diskutierten Sicherheitsmaßnahmen steht die Verschlüsselung von E-Mails zwar oft an erster Stelle, aber so richtig durchgesetzt hat sich die Verschlüsselung von E-Mails bisher nicht.

Obwohl viele Unternehmen als E-Mail-Client Microsoft Outlook verwenden und für Nutzer von Office 365 für Outlook sogar eine Out-of-the-box Nachrichtenverschlüsselung von Microsoft zur Verfügung steht, setzen diese nur sehr wenige Unternehmen ein. Entscheidender Grund ist sicher auch, dass diese Verschlüsselung von Microsoft erst in den teureren Unternehmenslizenzen überhaupt angeboten wird (E3 optional, E5 inklusive).

Auch die Outlook-interne Funktion sogenannte S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) Zertifikate zum Verschlüsseln und Signieren von E-Mails zu nutzen, wird von Unternehmen selten genutzt. Ein Zertifikat kostet ca. 80 EUR für zwei Jahre je Mitarbeiter. Es scheint, dass viele Unternehmen vor dieser Investition zurückschrecken.

Eine Lösung – auch für Outlook – ohne Kosten für Zertifikate oder zusätzliche Lizenzen lässt sich aber relativ einfach über Plugin-Lösungen für Outlook zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails wie z.B. Gpg4win (GNU Privacy Guard for Windows) realisieren.

Bei Gpg4win (https://www.gpg4win.de) handelt es sich um eine ursprünglich vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beauftragte Entwicklung, die mittlerweile als Open Source weiterentwickelt wird. Gpg4win unterstützt die beiden relevanten kryptografischen Standards OpenPGP und S/MIME (X.509).