Viele Unternehmen stehen vor der Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) gemäß DSGVO und BDSG zu bestellen. Doch die entscheidende Frage lautet: Sollte es ein interner Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister sein? Diese Entscheidung hat erhebliche Auswirkungen auf die Kosten und die Effektivität Ihres Datenschutzes. Dieser Artikel bietet einen detaillierten Kostenvergleich zwischen internen und externen DSBs und hilft Ihnen, die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick
  • Gesetzliche Pflicht: DSGVO & BDSG fordern für viele Unternehmen einen DSB.
  • Kostenfaktoren: Externe DSB-Kosten variieren (Anbieter, Umfang), interne verursachen Gehalts-, Fortbildungs-, Literatur- & Opportunitätskosten (Arbeitszeit).
  • Expertise: Externe DSB bringen spezialisiertes, aktuelles Fachwissen mit.
  • Flexibilität: Verträge mit externen Anbietern sind oft flexibler als interne Anstellungen.
  • Haftung: Externe DSBs übernehmen in der Regel die Haftung für ihre Beratung.
  • Zusatzleistungen: Dienstleistungs-Pakete externer Anbieter können Website-Checks, Audits oder Schulungen beinhalten.
Kosten externer Datenschutzbeauftragter: Was beeinflusst den Preis?

Die Preise für externe Datenschutzbeauftragte sind meist nicht pauschal festgelegt. Sie hängen maßgeblich von folgenden Faktoren ab:

  • Unternehmensgröße & Mitarbeiteranzahl: Mehr Mitarbeiter bedeuten oft komplexere Datenverarbeitung.
  • Branche: Bestimmte Branchen (z.B. Gesundheitswesen) haben höhere Datenschutzanforderungen.
  • Datenverarbeitungsvolumen & -komplexität: Umfang und Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten.
  • Gewünschter Leistungsumfang: Reine Beratungsfunktion als DSB vs. komplette Übernahme der Implementierung eines Datenschutz-Management-Systems.

Für Kleinstunternehmen mit überschaubarer Datenverarbeitung sind die monatlichen Kosten üblicherweise niedriger als für mittlere oder große Unternehmen. Zusätzliche Kosten können für initiale Datenschutzaudits, spezifische Mitarbeiterschulungen oder umfangreiche individuelle Beratungen anfallen. Viele Anbieter offerieren jedoch transparente Monatspauschalen oder Paketlösungen.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten: Expertise & Kalkulierbarkeit
  • Klare Kostenstruktur: Die monatlichen oder jährlichen Kosten sind gut kalkulierbar und transparent.
  • Hohe Flexibilität: Verträge lassen sich oft an den aktuellen Bedarf anpassen (z.B. Skalierung bei Wachstum).
  • Übernahme der Haftung: Externe DSBs haften in der Regel für ihre Beratung, was das Unternehmensrisiko minimiert.
  • Kein besonderer Kündigungsschutz: Im Gegensatz zu internen DSBs bestehen keine arbeitsrechtlichen Hürden bei der Beendigung der Zusammenarbeit.
  • Fokus auf Kernkompetenzen: Ihre Mitarbeiter werden nicht durch komplexe Datenschutzaufgaben von ihrer eigentlichen Arbeit abgelenkt.
Die wahren Kosten eines internen Datenschutzbeauftragten: Mehr als nur das Gehalt

Ein interner DSB, oft ein bestehender Mitarbeiter, wirkt auf den ersten Blick günstiger. Berücksichtigen Sie jedoch alle Kostenfaktoren:

  • Gehalt & Lohnnebenkosten: Das anteilige Gehalt plus Sozialabgaben für die DSB-Tätigkeit.
  • Aus- und Fortbildungskosten: Kosten für die Zertifizierung zum Datenschutzbeauftragten und jährliche Pflicht-Fortbildungen sind erheblich.
  • Fachliteratur & Tools: Laufende Kosten für aktuelle Kommentare, Gesetze, Fachartikel und ggf. Datenschutz-Management-Software.
  • Gebundene Arbeitszeit: Die Zeit, die der Mitarbeiter für DSB-Aufgaben aufwendet, fehlt für seine originären Tätigkeiten (Opportunitätskosten).
  • Besonderer Kündigungsschutz: Interne DSBs genießen einen starken Kündigungsschutz, wodurch die unternehmerische Flexibilität einschränkt.
  • Komplexe Haftungsfragen: Die Haftung bei Fehlern des internen DSBs liegt primär beim Unternehmen selbst.
Fazit: Externer DSB ist oft die wirtschaftlichere und sicherere Wahl

Auch wenn die direkten monatlichen Kosten eines externen DSB höher erscheinen mögen, ist er unter Berücksichtigung aller Faktoren oft die wirtschaftlichere Lösung. Die Einsparungen bei Fortbildungskosten, Fachliteratur und interner Arbeitszeit sind signifikant.

Zusätzlich profitieren Sie von:

  • Garantierter Expertise und Erfahrung.
  • Klarer Haftungsregelung.
  • Höherer Flexibilität.

Moderne Angebote externer Dienstleister, die Audits und Mitarbeiterschulungen (E-Learning) beinhalten, steigern die Attraktivität zusätzlich. Eine sorgfältige Gegenüberstellung aller direkten und indirekten Kosten ist entscheidend für eine fundierte Entscheidung zugunsten des internen oder externen Datenschutzbeauftragten.

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